Chuẩn bị bảng giá, chính sách để Agent trả lời đúng
Agent chỉ đúng khi tài liệu đúng. Phần lớn lỗi “Agent nói sai” thực ra là tài liệu cũ, mâu thuẫn hoặc thiếu. Đây là cách chuẩn bị để Agent trả lời đúng và dẫn nguồn được.
Một nguồn sự thật cho mỗi loại thông tin
Giá nằm ở một bảng duy nhất (Google Sheets hoặc file xuất từ hệ thống bán hàng), chính sách đổi trả ở một tài liệu duy nhất. Nếu cùng một thông tin xuất hiện ở ba nơi, sớm muộn chúng sẽ lệch nhau và Agent sẽ trả lời theo bản nào nó tìm thấy trước.
Viết chính sách như trả lời khách
Mỗi mục một câu hỏi và một câu trả lời đủ ý, có điều kiện rõ: “Đổi size miễn phí trong 7 ngày nếu còn tem mác; phí ship đổi hàng shop chịu với đơn từ 300.000đ”. Tránh câu mơ hồ như “tùy trường hợp”.
Cập nhật tồn kho và giá
Đồng bộ định kỳ (ví dụ 15 phút) để Agent biết hết hàng ngay. Khi có khuyến mãi, ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc để Agent không còn báo giá cũ sau khi chương trình đã hết.
Kiểm tra bằng bộ câu hỏi thật
Lấy 30–50 câu khách hay hỏi, hỏi thử Agent và đối chiếu với nguồn. Câu nào sai thì sửa tài liệu chứ không sửa lời Agent, rồi chạy lại cả bộ câu hỏi mỗi khi cập nhật lớn.